Descripción del sistema contable actual, para la preparación de estados financieros que reflejen la incidencia medioambiental

Estudio de los elementos que conforman la Fase I: Descripción del sistema contable actual, para la preparación de estados financieros que reflejen la incidencia medioambiental en aquellos organismos e instituciones que realizan inversiones para la protección y el equilibrio ambiental

Este articulo fue publicado en la revista virtual TEOREMA AMBIENTAL en Mexico el día 09 de junio de 2008, y se consigue en el siguiente enlace:

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Por: Sonmer Garrido Díaz*

La primera fase la componen: el estudio del Sistema de Cuentas Nacionales; la Situación de la Administración Pública Regional; Administración Pública Descentralizada. Ventajas y desventajas; el Sistema Integral de Gestión Administrativa utilizado; el Plan Operativo Anual y el Manejo de Costos e Inversiones en Materia Ambiental dentro de las Cuentas Nacionales.

Sistema de Cuentas Nacionales
El Sistema de Cuentas Nacionales es la conformación de manera uniforme y homogénea de cuentas públicas, ordenadas y recogidas en sus respectivos manuales e informes.
Es una técnica perfeccionada para administrar, de modo eficiente, el volumen de recursos que se ponen a disposición de la Administración Pública.
Establece el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, implantado por el Ministerio de Hacienda del Gobierno de la Paz, Bolivia (2003), que el Sistema de Cuentas Nacionales “constituye un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos, que permiten el registro sistemático de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de las entidades del sector público. Es un sistema común, oportuno y confiable con el objeto de satisfacer la necesidad de información destinada al control y apoyo del proceso de toma de decisiones de los administradores, cumplir normas legales y brindar información a terceros, interesados en la gestión pública”.
El Sistema de Cuentas Nacionales venezolano, estructurado en un Plan Único de Cuentas (2003), posibilita el cumplimiento, entre otros, de los siguientes objetivos:
1) Registro por partida simple y por partida doble, de toda transacción económica y financiera, haciendo posible la modernización y una mayor transparencia de la gestión pública.
2) Identificación y registro de la totalidad de los flujos de origen y aplicación de los recursos financieros.
3) Interrelaciona y presenta la información presupuestaria y contable sobre bases homogéneas y confiables, facilitando la integración de los sistemas de administración financiera del Estado.
4) Posibilita el tratamiento computarizado de los datos.
5) Permite el registro del impacto de la demanda del sector público, tanto del desarrollo productivo como los de distribución, acumulación y financiamiento, que se manifiestan en el Sistema de Cuentas Nacionales.
6) Separa las transacciones del sector público financiero del sector público no financiero para la confección de las estadísticas de las finanzas públicas.
7) Permite establecer los resultados económicos, financieros y los operativos de las empresas públicas no financieras.
8) Hace posible el seguimiento periódico de la ejecución presupuestaria de pagos, de inversiones y de crédito público, así como el cierre legal del presupuesto.
9) Posibilita la aplicación de eficientes sistemas de control físico y financiero del presupuesto; y
10) Permite el seguimiento efectivo del plan anual operativo y el manejo de políticas fiscales y monetarias.
Por medio de un Sistema de Cuentas Nacionales, es posible uniformar los distintos criterios de valuación, contabilización, exposición, información y consolidación, cuando corresponda de los hechos económico-financieros que se registran en la contabilidad del sector público.
Una de las importancias básicas de un Sistema de Cuentas Nacionales es que “contribuye a la elaboración de la información útil, oportuna y confiable y a la razonabilidad de los informes y estados financieros, posibilitando la comparación entre entidades y periodos contables” (Ministerio de Hacienda, Bolivia 2003). Ello, desde luego, facilitará que todo servidor público responsable por los resultados de la gestión pública y/o que administre recursos, rinda cuenta de los mismos.
Se dice que los Sistemas de Cuentas Nacionales están integrados, cuando se fusionan con los subsistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, para formar un solo sistema. Cuando la contabilidad de las instituciones públicas opera de esta forma, se constituye el Sistema Integrado de Información Financiera de la misma.
El desarrollo, implantación y operación de un Sistema Integrado de Información Financiera en cada entidad del sector público, debe estar basado en sus Normas y Manual de Contabilidad Gubernamental Integrada específicos. Éstos deben ser concordantes con la normatividad básica emitida por el órgano rector, además deben responder a los requerimientos de información según naturaleza y objetivos de cada entidad pública.
El sistema contable debe responder a la aplicación de:
La jerarquía de las Normas Legales y Técnicas Aplicables en el Sistema de Contabilidad Gubernamental, definidas en el
documento y con base en las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República.
El manual de contabilidad deberá contener el siguiente detalle mínimo:
Información sobre la organización jurídica y administrativa de la entidad; Organización administrativa de la unidad de contabilidad, cargos y funciones; Catálogo y Manual de Cuentas.
Permite la contabilidad nacional conocer el estado de la economía y la dinámica de las actividades que en ella se desarrollan por parte de los sectores público y privado. El conocer el desempeño de las diferentes áreas de la economía, su incidencia en ésta y las relaciones que existen entre ellas, permite hacer una evaluación de las necesidades existentes y definir las políticas que se han de emprender en materia económica hacia el futuro. Igualmente, es un punto de referencia importante para diversas investigaciones históricas.
Los antecedentes históricos se remontan hacia el siglo XV, donde paralelamente al desarrollo de las diversas teorías que dieron origen a las ciencias económicas se dio el crecimiento de las cuentas nacionales.
Ya para el siglo XX, se denota un fuerte impulso de las investigaciones, debido al interés que cobra la comparabilidad internacional de las estadísticas económicas, presentado en 1928 por la Liga de las Naciones, que estimulaban la adopción de métodos uniformes de presentación para que se facilitara el entendimiento de las estimaciones del ingreso nacional a intervalos regulares.
Keynes (1936) revoluciona el pensamiento económico de la época y sienta las bases de la hoy moderna macroeconomía y en 1941 el Tesoro inglés enfatiza sobre la necesidad de que se muestren en las estadísticas tres cuentas nacionales donde se refleje el ingreso nacional, los ingresos y gastos de los hogares y las “entradas y salidas” del gobierno y por primera vez mostraba al Presupuesto General del Estado como parte integrante de un balance económico. Las Naciones Unidas publicaron en 1947 el manual Medida de la renta nacional y construcción de las cuentas nacionales.
Para 1950 la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) asume el sistema simplificado de Cuentas Nacionales y en 1952 las Naciones Unidas elabora el primer Sistema de Cuentas Nacionales, el mismo que es revisado en 1958, 1964 y 1968 cuando se publica el nuevo Sistema de Cuentas Nacionales bajo el título de Un Sistema de Cuentas Nacionales que viene a “perfeccionar el marco conceptual y analítico al presentar en forma articulada y coherente datos cuyos niveles de agregación van desde las cuentas consolidadas de la nación a los cuadros detallados de insumo-producto y las cuentas de los sectores institucionales” (SCN-1968).
Aspectos que implican un tratamiento con mayor amplitud y claridad como las Cuentas de Producción, las Cuentas de Distribución y Uso de Ingreso, las Cuentas de Acumulación y de Balance, aparecen en el nuevo Sistema de Cuentas Nacionales (SCN–1993).
“Implementar Sistemas de Cuentas Nacionales en la elaboración de las cuentas de los gobiernos, permitirá determinar con mayor detalle conocer cómo el gobierno asume la responsabilidad de producir bienes y servicios destinados a la comunidad o a los hogares individuales, de qué forma financia su producción, a través de ingresos tributarios o de otra clase, y de cómo redistribuye el ingreso y la riqueza mediante transferencias a otras unidades institucionales” (Huertas, 2004).
Ello va a contribuir a mejorar y fortalecer las variables macroeconómicas del sector gobierno, cuya tendencia será hacia una mayor calidad, oportunidad y transparencia de la información, logrando que el país disponga de las mejores referencias e indicadores para evaluar los resultados de la política económica y sirva de apoyo a las autoridades en la toma de decisiones, en la formulación de planes, programas y proyectos de inversión social de disminución de la pobreza.
Situación de la administración pública regional
Del análisis de la situación de la administración pública regional y a efectos pedagógicos, con el fin de ejemplarizar nuestros postulados, se revisaron las Memorias y Cuentas 2002, 2003, de los entes descentralizados del estado Yaracuy, Venezuela: Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Yaracuy (Invity), Pro Salud, Fundación Solidaridad del Estado Yaracuy, el Instituto de Vivienda y Equipamiento de Barrios del Estado Yaracuy (IVEB), y del Instituto Autónomo de Defensa Civil del Estado Yaracuy (IADC); adscritos al gobierno regional; así como los informes de la Contraloría del Estado Yaracuy (Auditorías Financiera y de Gestión de los semestres I y II de los ejercicios 2002 y 2003) y, de los informes de la Unidad de Auditoría Interna de la Fundación Solidaridad del Estado Yaracuy (Informe de Auditoría Financiera y Operativa 2003), se coincide con la posición de la Contraloría General de la República a través de su memoria anual 2002 cuando determina que en cuanto a la administración regional descentralizada:
“Los resultados de las actuaciones reflejan numerosas fallas y deficiencias en los sujetos evaluados, muchas de ellas producto de debilidades gerenciales para lograr dentro del marco normativo y con la oportunidad esperada, los objetivos planteados por la administración; aunado a la inestabilidad e incertidumbre que proyectaron los diferentes sucesos ocurridos en el país durante el año 2002.”
Asimismo destaca la Contraloría General de la República que “se observaron debilidades administrativas de carácter recurrente en los distintos entes que la conforman, la deficiente planificación operativa, la falta de directrices estratégicas para el logro de una gestión administrativa eficiente; el incumplimiento de metas y objetivos, las debilidades en los sistemas de control interno; la alta incidencia de gastos por concepto de sueldos y salarios en la estructura de costos de algunos entes auditados, el incumplimiento de las metas en programas con financiamiento externo; las deficiencias estructurales en el orden contable financiero que limita la disposición de información financiera confiable y oportuna, necesaria para la toma de decisiones y el incumplimiento del Decreto N° 345 del 14-09-94, resumen de manera general, la situación observada durante el año 2002 en este ámbito de la administración”.
Como se observa en el párrafo descrito, una de las debilidades la constituye “las deficiencias estructurales en el orden contable financiero que limita la disposición de información financiera confiable y oportuna, necesaria para la toma de decisiones”.

Administración Pública Descentralizada
La Administración Pública Descentralizada del Estado Yaracuy al igual que la Administración Pública Regional operan bajo un sistema coherente que comunica datos en función de un sistema contable homogéneo y cuyos resultados son fieles reflejos del manejo y control de los recursos públicos y que garantizan confiabilidad en los resultados obtenidos.
Con el nacimiento de una nueva técnica en 1971 llamada Presupuesto por Programa se evitó la confrontación que venía presentando la modalidad presupuestaria con el sistema jurídico consagrado en la Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional.
Con este cambio en las estructuras administrativas se permitió la introducción de las modificaciones organizativas. Sin embargo en el deseo por mejorar, han sido muchas las modificaciones que se han introducido en la búsqueda de que el presupuesto se transforme en un verdadero instrumento de planificación y administración a corto plazo. No obstante las fallas persisten debido a que no hay fortaleza en los elementos de programación, objetivos, metas, recursos reales y la ejecución sigue con la marcada tendencia que desde los distintos niveles tanto de la Administración Central como Descentralizada solo se desea el cumplimiento de lineamientos centralizados en los términos de servicios personales, suministros y adquisiciones; es decir, violando la independencia tanto de los entes descentralizados para con el gobierno regional y de éstos al nivel central.
Igual sucede con el control y la evolución ya que persisten las fallas que se presentan en las fases de formulación y de ejecución. Hay la connotada exigencia del envío de las ejecuciones trimestrales al Ejecutivo regional y nacional, los cuales en algunos casos no se cumplen o se suministran de manera parcial y carente de informaciones elementales sin la explicación de las desviaciones que se suceden.
Las entidades informan, como ya lo hemos expresado, trimestralmente sobre la programado, lo ejecutado y las variaciones que se presentan, sean éstas de manera absoluta o relativas y la información se concatena con los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Fondos, Flujo de Caja y Cuentas de Ahorro /Inversión) y con las ejecuciones presupuestarias tanto de Ingresos como de Egresos.
“En lo que respecta a la administración descentralizada, la Ocepre diseñó un sistema de seguimiento de las entidades que conforman este agregado institucional, que está operando a partir de 1983 y que responde a un modelo desarrollado en forma armónica integrada con el sistema de formulación. El sistema opera sobre la base de las transacciones financieras devengadas en cada trimestre y está estructurado en forma tal que permite conocerse simultáneamente la ejecución del presupuesto y la posición financiera de cada entidad, mediante la presentación actualizada de los principales estados financieros de la misma” AVPP 1995, p. 62.
La Oficina Central de Presupuesto (Ocepre) ha venido planteándose la simplificación de un sistema de seguimiento al sector descentralizado. Desarrolló una metodología en la que las entidades informarían sobre flujos imputados en el trimestre en cada una de las cuentas económicas del sistema. Tales flujos se incorporan a un sistema computarizado y por allí se muestra la ejecución presupuestaria del periodo, “cruzando” la información tanto con el Estado de Resultados como con el Balance General y con el Origen y Aplicación de Fondos y los Indicadores Financieros que surgen producto del análisis y que se comparan con lo programado.
Los sistemas administrativos públicos funcionan con un adecuado equilibrio; esto es, con funciones centralizadas y descentralizadas, centralizadas en cuanto a normas, políticas y procedimientos que orientan la gestión de las instituciones públicas y descentralizadas para que cada sistema actúe operativamente de manera eficiente y eficaz y bajo la orientación de los órganos públicos.
En el sistema se involucran sistemas de Presupuesto, Crédito Público, Tesorería y Contabilidad; siendo este último concebido como el integrador de todas las informaciones económicas y financieras.
La Administración Pública Regional actúa bajo un sistema integral administrativo donde interactúan varios subsistemas: Presupuesto, Compras, Tesorería, Contabilidad, etc. Este sistema es parte de la organización financiera y recoge todo el proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias de las entidades y organismos descentralizados, desde la entrada a los registros de contabilidad, interpretación, consolidación contable, documentos registros y archivo de transacciones.
Los estados financieros incluyen actividad, operación y transacción sujeta a cuantificación y registro en términos monetarios, recursos financieros y materiales, movimiento y cambios operados en ellos, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos propios.
El sistema, como lo hemos expresado, funciona de manera encadenada para evitar datos solapados, duplicados. Funciona de manera integrada, ordenada y en líneas generales comparte teorías con los demás sistemas de la administración financiera que en avanzada siguen un orden universal; esto es, concebido con características similares:

• Código general de clasificadores

• Plan Único de Cuentas

• Datos o base de información para entradas y salidas

• Procesos (recursos y egresos)

Sistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA)
Cuenta la Administración Pública Regional y los entes descentralizados del estado Yaracuy, con el Sistema de Información Automatizado para la Integración de la Gestión de Entes Autónomos (SIGA) el cual abarca un sistema de bases de datos que integra los procedimientos administrativos manuales y automatizados, para asegurar un flujo de información adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organización, con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de la fundación.
Está compuesto por los subsistemas:

• Contabilidad Presupuestaria

• Formulación Presupuestaria (*)

• Contabilidad

• Obras, Contratos y Proveedores (*)

• Tesorería

• Bienes Nacionales (*)

• Nómina de Personal

• Compras y

• Almacén (*)

• Control de Gestión (*)

(*) La experiencia es novedosa, el sistema fue instalado desde abril de 2003 y no todos los módulos están en operación ya que se está viviendo la experiencia por la novedad del sistema. Tienen como fin:

• Generar información integrada, actualizada y oportuna para apoyar la Gestión Financiera, Administrativa y de Atención.

• Reducir los procesos administrativos complejos y redundantes.

• Crear mecanismos automatizados para integrar los flujos de información entre las diferentes unidades administrativas.

• Reducir los costos financieros al instrumentar soluciones integrales para el procesamiento de datos.

• Facilitar los procesos de supervisión y seguimiento global de los diferentes flujos de información involucrados en los procesos de administración y finanzas.

• Crear mecanismos modernos de integración con Presupuesto, Contabilidad, Tesorería (Ingresos, Bancos, Pagos, Caja) Compras, Almacén, Obras, Contratos, Nómina y Personal y Bienes Nacionales.

En opinión de los usuarios de las fundaciones, he aquí la experiencia.
Ventajas:

• En la práctica el sistema permite mayor volumen de información, variedad de presentación de los reportes.

• Posee una presentación de reportes “agradable a la vista” de cualquier usuario, los mismos son más rápidos en su impresión.

• Mayor espacio en las celdas de contenido, para explicar con mayor claridad los conceptos requeridos.

Desventajas:

• Es muy laborioso. En su aplicación existe mayor número de campos por introducir.

• Se trabaja sobre actualización del mismo de acuerdo con los informes de fallas que puedan originarse.

* Contador Público Especialista en Auditoría
Sonmer09@hotmail.com
(Chivacoa, Yaracuy, Venezuela)